Jak prawidłowo archiwizować dokumenty księgowe?
Archiwizacja dokumentów księgowych w firmach jest niezwykle istotna z wielu powodów. Przedsiębiorca może bowiem podlegać kontroli skarbowej, podczas której będą one wymagane do wglądu. W związku z tym jest on zobowiązany do przechowywania ich przez określony czas. Za niewywiązanie się z tego obowiązku właścicielom firm może grozić odpowiedzialność karno-skarbowa. Jak więc prawidłowo archiwizować dokumenty? Sprawdźmy!
Przez ile czasu należy przechowywać dokumenty księgowe?
Czas, przez który należy przechowywać dokumenty księgowe w firmie, zależy od ich rodzaju. Dokumenty podatkowe powinny być archiwizowane przez 5 lat, dokumenty ZUS – 5 lub 10 lat, natomiast wszelka dokumentacja pracownicza (np. listy płac, karty wynagrodzeń i akta osobowe pracowników) powinna być przechowywana przez aż 50 lub 10 lat. W zakres dokumentów księgowych koniecznych do archiwizacji zaliczamy:
- sprawozdania finansowe,
- dokumenty dotyczące inwentaryzacji,
- księgi rachunkowe (dzienniki, zestawienia obrotów i sald kont, inwentarz) i dokumenty źródłowe,
- jednolite pliki kontrolne,
- deklaracje podatkowe.
Zasady archiwizacji dokumentów księgowych
Nie tylko rodzaj dokumentów księgowych i termin ich przechowywania są istotne w prawidłowej archiwizacji. Duże znaczenie ma też sposób, w jaki są one przechowywane, dlatego warto korzystać z obsługi księgowej oferowanej przez biura rachunkowe, które znają wszystkie zasady i się ich trzymają.
Spośród najważniejszych reguł warto wymienić utrzymanie chronologicznego porządku, a także numerację dokumentów zgodną z księgą przychodów i rozchodów. We wszystkich księgach powinna być też zastosowana ustalona metoda administracyjno-organizacyjna. Ponadto niezwykle istotne jest odpowiednie zabezpieczenie dokumentów przed zniszczeniem czy zgubieniem, a także zapewnienie do nich łatwego dostępu w razie potrzeby.
