ikona mail  Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

Jak prawidłowo archiwizować dokumenty księgowe?

Archiwizacja dokumentów księgowych w firmach jest niezwykle istotna z wielu powodów. Przedsiębiorca może bowiem podlegać kontroli skarbowej, podczas której będą one wymagane do wglądu. W związku z tym jest on zobowiązany do przechowywania ich przez określony czas. Za niewywiązanie się z tego obowiązku właścicielom firm może grozić odpowiedzialność karno-skarbowa. Jak więc prawidłowo archiwizować dokumenty? Sprawdźmy!

 

Przez ile czasu należy przechowywać dokumenty księgowe?

Czas, przez który należy przechowywać dokumenty księgowe w firmie, zależy od ich rodzaju. Dokumenty podatkowe powinny być archiwizowane przez 5 lat, dokumenty ZUS – 5 lub 10 lat, natomiast wszelka dokumentacja pracownicza (np. listy płac, karty wynagrodzeń i akta osobowe pracowników) powinna być przechowywana przez aż 50 lub 10 lat. W zakres dokumentów księgowych koniecznych do archiwizacji zaliczamy:

  • sprawozdania finansowe,
  • dokumenty dotyczące inwentaryzacji,
  • księgi rachunkowe (dzienniki, zestawienia obrotów i sald kont, inwentarz) i dokumenty źródłowe,
  • jednolite pliki kontrolne,
  • deklaracje podatkowe.

Zasady archiwizacji dokumentów księgowych

Nie tylko rodzaj dokumentów księgowych i termin ich przechowywania są istotne w prawidłowej archiwizacji. Duże znaczenie ma też sposób, w jaki są one przechowywane, dlatego warto korzystać z obsługi księgowej oferowanej przez biura rachunkowe, które znają wszystkie zasady i się ich trzymają.

Spośród najważniejszych reguł warto wymienić utrzymanie chronologicznego porządku, a także numerację dokumentów zgodną z księgą przychodów i rozchodów. We wszystkich księgach powinna być też zastosowana ustalona metoda administracyjno-organizacyjna. Ponadto niezwykle istotne jest odpowiednie zabezpieczenie dokumentów przed zniszczeniem czy zgubieniem, a także zapewnienie do nich łatwego dostępu w razie potrzeby.

Przewiń do góry   gora

W naszym Serwisie używamy plików cookies. Korzystając dalej z Serwisu, wyrażasz zgodę na stosowanie plików cookies zgodnie z Polityką prywatności. Wyrażenie zgody jest dobrowolne, w każdej chwili można ją cofnąć poprzez zmianę ustawień dotyczących plików „cookies” w używanej przeglądarce internetowej. Kliknij „Akceptuję”, aby ta informacja nie wyświetlała się więcej.